Rechnungen
Hinweis: Diese Seite beschreibt die aktuelle UI. Die Rechnungs-Ansicht wird in den nächsten Wochen um Filter und Bulk-Download erweitert.
Alle Rechnungen, die Orderport Ihnen stellt, finden Sie zentral im Abrechnungs-Bereich. Sie werden automatisch per E-Mail zugestellt, bleiben aber auch dauerhaft als Download in Ihrem Account verfügbar.
Was Sie in der Liste sehen
Pro Rechnung wird angezeigt:
- Rechnungsnummer (fortlaufend, eindeutig)
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Betrag (brutto)
- Status: offen, bezahlt, überfällig, storniert
- Typ: Regelrechnung oder Einmalzahlung (z. B. Pro-Rata für ein neu gebuchtes Addon)
- PDF-Download
Ein Klick auf die Zeile zeigt die Positionen der Rechnung (Plan + Addons + Rabatte + Steuern).
PDF-Format
Jede Rechnung ist ein hybrides ZugFeRD-3-PDF/A-3:
- Menschenlesbar als PDF (Layout mit Firmenangaben, Briefkopf, Positionen, Summen)
- Maschinenlesbar als eingebettetes XML nach XRechnung 3
Damit ist die Rechnung sowohl für Ihre Buchhaltung als PDF brauchbar als auch für automatisierte DATEV-/Buchhaltungssoftware-Importe.
Zahlungswege
Per SEPA-Lastschrift
Bei aktivem SEPA-Mandat bucht Orderport die Beträge automatisch zum Fälligkeitsdatum ab. Die Rechnung enthält den Hinweis „Wird per SEPA-Lastschrift eingezogen" und ein vorausberechnetes Einzugsdatum.
Per Überweisung
Ohne Mandat erhalten Sie eine Rechnung mit IBAN und Verwendungszweck. Verwendungszweck exakt so übernehmen – daran erkennt Orderport die Zahlung in der Bank-Transaktion. Zahlungsziel: 14 Tage.
Zahlungs-Abgleich
Orderport importiert täglich die Transaktionen des Geschäftskontos und gleicht sie mit offenen Rechnungen ab. Die Zuordnung erfolgt über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Nach erfolgreichem Abgleich:
- Status springt auf bezahlt
- Zahlungs-Zeitstempel wird gespeichert
- Sie erhalten keine Mahnung
Mahnung / Überfälligkeit
- Rechnung ist am Fälligkeitstag noch nicht bezahlt → Status überfällig
- Nach 7 Tagen Verzug: Zahlungserinnerung per E-Mail
- Nach weiteren 14 Tagen: Mahnung mit Mahngebühr
- Bei weiterer Nichtzahlung: Account wird ausgesetzt – Pipelines stoppen, Login ist weiterhin möglich zur Klärung
Rechnung stornieren
Orderport storniert Rechnungen nur in seltenen Ausnahmefällen (z. B. fehlerhafte Adresse, die nachträglich korrigiert werden muss). Der Vorgang läuft über das Billing-Team:
- Stornierte Rechnung erhält einen Hinweis „Storniert am …"
- Gegebenenfalls wird eine korrigierte Neu-Rechnung ausgestellt
- Die Original-Rechnung bleibt dauerhaft im Archiv (DSGVO + HGB)
Technische Details
Rechnungsnummer-Format
{Jahr}-{laufende Nummer} – z. B. 2026-000123. Der Zähler ist pro Jahr eindeutig und wird fortlaufend ohne Lücken vergeben.
Abrechnungs-Rhythmus
Rechnungsläufe laufen täglich früh morgens automatisch. Ihr Abrechnungszeitraum (monatlich/jährlich, jeweiliges Datum) bestimmt, an welchem Tag eine Rechnung erzeugt wird. Sie müssen nichts manuell anstoßen.
Aufbewahrung
Rechnungen werden 10 Jahre aufbewahrt (HGB- und AO-Vorgaben). Nach Ablauf werden sie aus dem Self-Service-Bereich entfernt, bleiben aber in einem Offline-Archiv verfügbar, falls behördliche Auskunft erforderlich ist.
Herunterladen und weiterverarbeiten
Der PDF-Download gibt die Original-Rechnung als hybrides PDF/A-3 zurück. Das eingebettete XRechnung-XML lässt sich mit einem ZugFeRD-fähigen Viewer (z. B. Adobe Acrobat mit ZugFeRD-Plugin oder DATEV Unternehmen Online) oder einer Buchhaltungs-Software extrahieren und automatisiert verarbeiten.