# Rechnungen

> **Hinweis:** Diese Seite beschreibt die aktuelle UI. Die Rechnungs-Ansicht wird in den nächsten Wochen um Filter und Bulk-Download erweitert.

Alle Rechnungen, die Orderport Ihnen stellt, finden Sie zentral im Abrechnungs-Bereich. Sie werden automatisch per E-Mail zugestellt, bleiben aber auch dauerhaft als Download in Ihrem Account verfügbar.

## Was Sie in der Liste sehen

Pro Rechnung wird angezeigt:

- **Rechnungsnummer** (fortlaufend, eindeutig)
- **Rechnungsdatum**
- **Fälligkeitsdatum**
- **Betrag** (brutto)
- **Status**: offen, bezahlt, überfällig, storniert
- **Typ**: Regelrechnung oder Einmalzahlung (z. B. Pro-Rata für ein neu gebuchtes Addon)
- **PDF-Download**

Ein Klick auf die Zeile zeigt die Positionen der Rechnung (Plan + Addons + Rabatte + Steuern).

## PDF-Format

Jede Rechnung ist ein **hybrides ZugFeRD-3-PDF/A-3**:

- Menschenlesbar als PDF (Layout mit Firmenangaben, Briefkopf, Positionen, Summen)
- Maschinenlesbar als eingebettetes XML nach **XRechnung 3**

Damit ist die Rechnung sowohl für Ihre Buchhaltung als PDF brauchbar als auch für automatisierte DATEV-/Buchhaltungssoftware-Importe.

## Zahlungswege

### Per SEPA-Lastschrift

Bei aktivem [SEPA-Mandat](/docs/sepa-mandat) bucht Orderport die Beträge automatisch zum Fälligkeitsdatum ab. Die Rechnung enthält den Hinweis „Wird per SEPA-Lastschrift eingezogen" und ein vorausberechnetes Einzugsdatum.

### Per Überweisung

Ohne Mandat erhalten Sie eine Rechnung mit IBAN und Verwendungszweck. **Verwendungszweck exakt so übernehmen** – daran erkennt Orderport die Zahlung in der Bank-Transaktion. Zahlungsziel: 14 Tage.

## Zahlungs-Abgleich

Orderport importiert täglich die Transaktionen des Geschäftskontos und gleicht sie mit offenen Rechnungen ab. Die Zuordnung erfolgt über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Nach erfolgreichem Abgleich:

- Status springt auf **bezahlt**
- Zahlungs-Zeitstempel wird gespeichert
- Sie erhalten keine Mahnung

## Mahnung / Überfälligkeit

- Rechnung ist am Fälligkeitstag noch nicht bezahlt → Status **überfällig**
- Nach 7 Tagen Verzug: **Zahlungserinnerung** per E-Mail
- Nach weiteren 14 Tagen: **Mahnung** mit Mahngebühr
- Bei weiterer Nichtzahlung: Account wird ausgesetzt – Pipelines stoppen, Login ist weiterhin möglich zur Klärung

## Rechnung stornieren

Orderport storniert Rechnungen nur in seltenen Ausnahmefällen (z. B. fehlerhafte Adresse, die nachträglich korrigiert werden muss). Der Vorgang läuft über das Billing-Team:

- Stornierte Rechnung erhält einen Hinweis „Storniert am …"
- Gegebenenfalls wird eine korrigierte Neu-Rechnung ausgestellt
- Die Original-Rechnung bleibt dauerhaft im Archiv (DSGVO + HGB)

## Technische Details

### Rechnungsnummer-Format

`{Jahr}-{laufende Nummer}` – z. B. `2026-000123`. Der Zähler ist pro Jahr eindeutig und wird fortlaufend ohne Lücken vergeben.

### Abrechnungs-Rhythmus

Rechnungsläufe laufen **täglich früh morgens** automatisch. Ihr Abrechnungszeitraum (monatlich/jährlich, jeweiliges Datum) bestimmt, an welchem Tag eine Rechnung erzeugt wird. Sie müssen nichts manuell anstoßen.

### Aufbewahrung

Rechnungen werden **10 Jahre** aufbewahrt (HGB- und AO-Vorgaben). Nach Ablauf werden sie aus dem Self-Service-Bereich entfernt, bleiben aber in einem Offline-Archiv verfügbar, falls behördliche Auskunft erforderlich ist.

### Herunterladen und weiterverarbeiten

Der PDF-Download gibt die Original-Rechnung als hybrides PDF/A-3 zurück. Das eingebettete XRechnung-XML lässt sich mit einem ZugFeRD-fähigen Viewer (z. B. Adobe Acrobat mit ZugFeRD-Plugin oder DATEV Unternehmen Online) oder einer Buchhaltungs-Software extrahieren und automatisiert verarbeiten.

## Nächste Schritte

- [Abonnement](/docs/abonnement)
- [SEPA-Mandat](/docs/sepa-mandat)
- [Addons](/docs/addons)